Haciendo retrospectivas con LEGO

El año pasado escribí un post donde compartía un mapa mental sobre una técnica para hacer retrospectivas con LEGO, propuesta por Dominic Krimmer en su post en el blog de Luis Gonçalves “LEGO a great tool for your Agile Retrospectives”

Ahora quiero compartir una experiencia al aplicar la técnica en una de nuestras retrospectivas en un equipo ágil donde estamos trabajando en un proyecto de investigación y desarrollo. Esta retrospectiva la hicimos para el tercer sprint; en los sprints anteriores habíamos usado la técnica de los cuatro cuadrantes donde dijimos qué fue bien, qué fue mal, ideas para mejorar y acciones concretas a tomar para el próximo sprint.

Para el equipo fue una gran sorpresa el hacer la retrospectiva con LEGO y a la vez despertó enormemente su curiosidad por lo que iba a pasar y por lo que íbamos a lograr. Este era uno de mis objetivos: hacer la retrospectiva de manera diferente a lo que habíamos hecho antes, despertar su curiosidad y engancharnos a la actividad.

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Lo primero que hicimos fue crear una figura que reflejara el último sprint. Cada uno habló de su figura y se generaron discusiones para encontrar exactamente cuales eran las preocupaciones de cada uno. Estas fueron las figuras que reflejaban el último sprint:

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Esta figura representa uno de los objetivos logrados en el sprint: comunicar dos entornos para la ejecución de pruebas y que la forma de comunicación, representada por la escalera, era todavía inestable.

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Esta figura (se muestran dos imágenes de la figura, la segunda imagen es un zoom de la primera) representa el estado actual en donde se ve el miembro del equipo, en la mitad de un camino con barreras que ha ido superando, con amenazas a su alrededor (representadas por el perro) y con barreras por superar.

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Esta figura refleja al equipo en el sprint actual, con un inicio desde cero al comenzar y habiendo cruzado un puente (estrecho y difícil) que ha llevado al equipo a un nivel superior de conocimiento y práctica en el ámbito del proyecto y con otro puente por cruzar que conducirá a la visión que se quiere alcanzar.

Con todas estas figuras podemos darnos cuenta del poder de los LEGOs para expresar ideas complejas. Pienso que la profundidad del significado de las figuras es mucho mayor que la profundidad que se puede obtener escribiendo ideas en post-its y por lo tanto la profundidad de las discusiones y reflexiones surgidas a partir de las figuras fue muy grande, lo que las hicieron muy enriquecedoras para que cada miembro pudiera entender la visión y las preocupaciones de sus compañeros.

En la segunda parte de la retrospectiva cada uno construyó lo que consideraba el próximo paso importante para el equipo con el objetivo de mejorar y estas fueron las figuras resultantes:

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Lograr una forma de comunicación sólida de las plataformas involucradas en el proyecto.

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Enfrentar las amenazas que se nos presenten en el camino juntos cómo un equipo.

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Contar con el apoyo de una infraestructura sólida que nos permita trabajar mejor y con personas con más experiencia en el ámbito del proyecto para facilitar el camino que queda por recorrer.

Al igual que en la primera parte de la retrospectiva se generaron discusiones muy ricas sobre las posibles acciones de mejora que reflejaban las figuras y se acordó buscar la manera de implementarlas a lo largo de los siguientes sprints.

Como conclusión general, la experiencia fue muy divertida, creativa a innovadora. Permitió a cada miembro del equipo expresarse de una manera diferente, haciendo que los más introvertidos pudieran tener una manera más poderosa de expresarse. El jugar hace que haya una liberación de muchas barreras que coartan la expresión de las ideas en los entornos laborales tradicionales y el poder dar rienda suelta a la imaginación y a la creatividad, construyendo una figura que refleje lo que piensas y lo que sientes a la vez, hacen que surjan expresiones muchos más ricas, más rompedoras y con más capacidad de llevar al equipo a una profunda reflexión sobre cómo han trabajado y cómo conseguir grandes mejoras. Una experiencia recomendable al 100%.

Espero a que os animéis a hacer retrospectivas con LEGO y a compartir vuestras experiencias.

Saludos

Gertrudis

PD: Muchas gracias a Paco y a Carlos por formar parte de este maravilloso, creativo e innovador equipo

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¿Cómo hacer divertida la incorporación de un nuevo miembro a un equipo ágil con el Onboarding Canvas?

El otro día cayó en mis manos un post de Rahul Sawhney que me encantó, titulado: Make onboarding fun with Onboarding Canvas!. En este post Rahul describe la herramienta Onboarding Canvas , derivada de la adaptación del Toyota Kata hecha por Spotify y que permite abordar de una manera ágil la incorporación de un nuevo miembro a un equipo de trabajo.

Me pareció una herramienta superútil y muy práctica, tanto así que ya la estamos usando para abordar la incorporación de Nicolás al Equipo OK’s de Scrum Manager (el equipo OK’s de Scrum Manager somos todos aquellos que voluntariamente nos encargamos de los cursos online de la Comunidad Scrum Manager).

Para implementar el Onboarding Canvas, lo primero fue traducir el post al castellano, para compartirlo con todos los miembros del equipo, ponernos en contexto y comenzar a trabajar en ello y luego, con base en una característica muy peculiar que tiene nuestro equipo, estar localizados en países de distintos continentes, España y Venezuela, crear un tablero online del Onboarding Canvas en la herramienta RealTimeBoard para que pudiéramos ir trabajando, primero de manera remota, colocando nuestras ideas en los cuadrantes “Ahora” y “Definición de impresionante” del Canvas y luego ir haciendo hangouts para reunirnos y trabajar de manera síncrona en estos cuadrantes y en los siguientes. Todo esta experiencia será tema de otro post.

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Tablero online del Onboarding Canvas de Niciolás en el Equipo OK’s

Como pienso que el Onboarding Canvas os puede ser útil también, quiero primeramente compartir la traducción del post, para que podáis conocerlo y, si véis la oportunidad, aplicarlo en vuestros equipos y compartir la experiencia. En otro post os contaremos en detalle nuestra experiencia al implementarlo con la incorporación de Nicolás al equipo OK’s de Scrum Manager.

Aquí os dejo la traducción del post Make onboarding fun with Onboarding Canvas! de Rahul Sawhney, publicado el 18-11-2016 en http://www.agilecandor.com/

El Onboarding Canvas es una herramienta que se puede utilizar para integrar a un nuevo miembro a un equipo. Hemos derivado esta herramienta de la adaptación de Spotify del Toyota Kata. Me gusta esta herramienta porque nadie puede decirte exactamente cómo debe ser tu incorporación a un equipo para que seas eficaz en tu nuevo trabajo. Es una herramienta de reflexión y adaptación continua. Pone al recién llegado en el asiento del conductor, haciendo que el proceso de subir a bordo sea ágil a través de la colaboración continua con tu equipo.

Cuatro cuadrantes

El Onboarding Canvas tiene cuatro cuadrantes:

Ahora: Define dónde está el equipo ahora, qué está pasando y ¿Cómo se adapta al cambio el nuevo miembro del equipo?

Definición de impresionante: Con la adición del nuevo miembro del equipo, ¿Cómo se sentiría el equipo? ¿Qué sería genial (impresionante, maravilloso) para el nuevo miembro del equipo?

Siguiente objetivo: Para poder avanzar hacia la “definición de impresionante” ¿Qué resultados se deben lograr en las próximas x semanas?

Próximos pasos: ¿Cuáles son los próximos pasos inmediatos para el equipo y cuándo se deben realizar?

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Cuadrantes del Onboarding Canvas

Uso del Onboarding Canvas

Colaborar con el nuevo miembro del equipo para rellenar el Onboarding Canvas e iterar regularmente.

En la primera sesión, hacer una tormenta de ideas sobre el Ahora y la definición de Impresionante. Utilizar post-its o una pizarra para recolectar ideas. Agrupar ideas en temas si surgen temas. ¡Tener una discusión animada y conseguir emocionarse sobre las nuevas posibilidades que se han abierto como resultado de que alguien nuevo se incorpore equipo!

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Cuadrantes “Ahora” y “Definición de impresionante” rellenos

Por otra parte, el nuevo miembro conocerá a todo el equipo en pocos días, y la idea es que juntos identifiquen los resultados que deben ser alcanzados en las próximas semanas – esto es el próximo objetivo. El próximo objetivo tiene una fecha de vencimiento, que normalmente es de pocas semanas o un mes.

Utilizando el próximo objetivo como base, seguir los siguientes pasos. Cada siguiente paso puede tener un propietario y una fecha de vencimiento anterior a la del próximo objetivo.

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Cuadrantes del Onboarding Canvas rellenos

Luego, reunirse regularmente para revisar el Onboarding Canvas. Todo el equipo debe estar presente para revisar el progreso. Una buena regla para comenzar es revisar el progreso cada dos semanas y ajustar la frecuencia según sea necesario.

Revisar el Ahora y la Definición de Impresionante cuando las cosas hayan cambiado significativamente y cuando el nuevo miembro haya visto progreso. ¡Iterar con el equipo! Sin la iteración, esto no sirve de nada. La iteración en el Onboarding Canvas es como la planificación y la retrospectiva combinadas. Mientras se itera, se piensa en lo que ha estado yendo bien, y lo que necesita cambiar. Continuar hasta que el nuevo miembro y el equipo sientan que el Canvas le está proporcionando valor. Aunque el número de iteraciones depende de la situación y necesidades del nuevo miembro, sugiero utilizar el Onboarding Canvas durante seis meses con la reducción de la frecuencia de iteraciones durante el período.

Nótese que no hay dos Canvas iguales. Todo el mundo llega con sus propias experiencias, necesidades, habilidades e intereses. Además, el entorno siempre está cambiando y las exigencias del medio ambiente cambian con él. El Onboarding Canvas se adapta fácilmente a la naturaleza dinámica de nuestras organizaciones. Es ágil: el Canvas evoluciona, mejora y entrega lo que es importante para sus usuarios de forma rápida e incremental. Es colaborativo, y es fácil de entender. Hace divertido el proceso de incorporación del nuevo miembro al equipo y crea confianza entre los miembros del equipo.

Finalización

El equipo puede dejar de iterar en el Canvas cuando el nuevo miembro del equipo y el equipo coinciden en que el embarque está completo. El equipo debe encontrarse más cerca de realizar su definición de impresionante que cuando comenzaron. La Definición de impresionante también debería haber sufrido cambios durante este período.

¿Qué más hay?

Si la simplicidad de esta herramienta hace que te interese profundizar más, verás que esta herramienta puede ser utilizada no sólo para el embarque de un nuevo miembro en el equipo, sino en general para hacer mejoras simples! Para el embarque, recomiendo usar esta herramienta como parte de Alongboarding, un método que hace que la experiencia de abordaje de un nuevo miembro al equipo sea sana y ágil. Si estás interesado en explorar aún más, consulta el Toyota Kata. Eso definitivamente estimulará más ideas.

Resumen

Esta es sólo una manera de usar el Onboarding Canvas, ¡Improvísalo de la manera que más te guste! La conclusión es que, para sacarle el máximo provecho, su enfoque debe ser colaborativo, iterativo e incremental. Asegúrate de incluir a todo el equipo, y al nuevo miembro del equipo en el diálogo.

Créditos y referencias

Gracias a mi experiencia en AppFolio y a la sabiduría de estos entrenadores, puedo decir que este método funciona. ¡Gracias Ellie Thomas, Heidi Helfand, Jennifer Payne, Paul Tevis y Valerie Clarke!

Espero vuestros comentarios y que este post os sea de utilidad

Saludos y un ¡¡¡Feliz 2017!!!

Gertrudis López

PD: Muchas Gracias a Álex, Ana, Nicolás y Juan por compartir tantas experiencias maravillosas como esta en el Equipo OK’s.

Mecanismos para evaluar historias de usuario

Uno de los temas que ha salido en las retrospectivas de algunos de los proyectos Scrum que se desarrollan en nuestra organización es la carencia de mecanismos que permitan evaluar las historias de usuario incluyendo los problemas a los que se ha enfrentado el equipo de desarrollo al implementar las historias, ya sean imprevistos o planificados y las soluciones y decisiones que se han tomado sobre las historias.

Pienso que el equipo de desarrollo junto al Product Owner son los que mejor pueden responder a estas preguntas. Los intercambios de información y los problemas a los que se ha enfrentado el equipo de desarrollo al implementar historias previas se pueden tratar en las reuniones de planificación del sprint y de refinamiento del backlog, donde se puede medir el éxito de las historias de usuario en cuanto a lo “fácil” o “difícil” que ha sido comunicarlas al equipo de desarrollo, y lo “fácil” o “difícil” que ha sido implementarlas, lo que culmina y se evidencia en la definición de los criterios de aceptación de las mismas.

Una vez que ha habido conversaciones al respecto a partir de las cuales se han identificado posibles problemas a resolver, elementos iniciales de mejora y se ha llegado a un mejor entendimiento de los problemas que se han presentado, se pueden organizar retrospectivas específicas sobre estos aspectos, con el propósito de profundizar en los primeros resultados obtenidos y, con base en lo que se quiera revisar, determinar quien debe asistir a cada reunión. Si se quiere tratar el tema del valor que aportan las historias y cómo lo hacen, entonces sería necesaria la participación del Product Owner, de los stakeholders y/o de los usuarios finales de las mismas, adicionalmente al equipo de desarrollo y al scrum master. Si se quiere evaluar aspectos y decisiones técnicas y de diseño entonces sería necesaria la participación de líderes técnicos, expertos en las tecnologías utilizadas y por supuesto el equipo de desarrollo y el Scrum Master.

Inspirándome en el blog de Alexander Menzinsky, una de las técnicas a utilizar para recoger las opiniones e ideas que vayan surgiendo en estas retrospectivas es la técnica de la estrella de mar de Patrick Kua. Esta técnica consiste en reflejar en un tablero visual, basado en una estructura de estrella de mar, lo que se quiere seguir haciendo, lo que hay que hacer más de alguna cosa, lo que hay que empezar a hacer, lo que hay que parar de hacer y lo que hay que hacer menos, pero en vez de hacerlo para el proyecto en general, hacer una estrella para cada elemento que se quiera estudiar en la reunión, tomando como base historias particulares que se quieran trabajar o aspectos técnicos y de diseño particulares que se quieran estudiar. Gráficamente sería algo como lo que se ve en la siguiente figura, donde los participantes irían colocando sus opiniones en cada una de las áreas, se abrirían discusiones al respecto, y al final se haría una priorización en cada área de los elementos que el grupo considere más importantes para comenzar a trabajar en los próximos sprints, siempre basados en el valor que estos aportan a los usuarios de las historias.

Tablero de la tecnica de la estrella de mar                                             Tablero de la técnica de la Estrella de Mar

Otra técnica que puede utilizarse en el caso de que se haya detectado algún problema y se quiera llegar a su causa raíz para tomar acciones al respecto  es el diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa. El detalle de cómo aplicar esta técnica lo podéis ver en el blog de Alexander Menzinsky, en su post ¿Cómo identificar de forma ágil posibles causas raíz de un problema?

Luego, al ir avanzando los sprints e ir aplicando las acciones correspondientes a los elementos seleccionados, se pueden hacer reuniones posteriores para ver que ha pasado, tomando como base las estrellas iniciales o las espinas de pescado iniciales y a partir de ellas ir evaluando si las acciones tomadas han sido exitosas o no, de manera tal de poder ir ajustando el rumbo, incorporar nuevos elementos, quitar los que ya no se consideren necesarios y seguir el ciclo virtuoso de mejora continua al priorizar, seleccionar e implementar elementos de cambio, mejora o de continuidad que el grupo acuerde.

Pero teniendo en cuenta en el viejo refrán que dice que es mejor prevenir que lamentar, antes de implementar cualquier historia de usuario es necesario asegurar que sean las mejores historias de usuario posibles, es decir, que sean unas historias bien escritas, con todas las de la ley, para tratar de disminuir los posibles problemas que se puedan presentar durante su implementación. Con respecto a esto es muy importante disponer de formas concretas, precisas y prácticas para evaluar si tenemos buenas historias antes de empezar a implementarlas.

En un curso de Scrum Manager que hice sobre historias de usuario, uno de los ejercicios consistía en evaluar la calidad de unas historias de usuario con base en:

  • Los criterios de Mike Cohn para escribir buenas historias de usuario (Como [rol del usuario], quiero [objetivo], para poder [beneficio])
  • El modelo INVEST, para evaluar la calidad de una historia de usuario viendo si cumple cada una de las características:
    • Inpedendent (Independiente)
    • Negotiable (Negociable)
    • Valuable (Valiosa para el usuario)
    • Estimable (Estimable)
    • Small (Pequeña)
    • Testeable (Comprobable)

Para hacerlo definí una forma práctica, sencilla y muy visual de evaluar las historias usando una hoja Excel donde se coloca la descripción de las historias y se refleja los resultados de la evaluación según los modelos mencionados previamente, obteniéndose una escala numérica que refleja el nivel de cumplimiento o no de cada una de las características de cada modelo y reflejando a nivel visual (por colores diferentes) si la historia en realidad es una historia de usuario o no y en caso de serlo, su nivel de calidad, tal y como lo podemos ver en la siguiente ilustración:

Imagen matriz evaluacion historias de usuarioEvaluación de historias de usuarios usando los criterios de Cohn y el modelo INVEST en una hoja Excel.

Pienso que esta puede ser una forma práctica de evaluar historias de usuario antes de llegar a implementarlas y con base en los resultados obtenidos, el Product Owner apoyado por el equipo de desarrollo y el Scrum Master, buscaría mejorar la calidad de las que obtengan las puntuaciones más bajas.

Adicionalmente a esta idea, otra forma de facilitar el proceso de escritura de historias de usuario de calidad es usando patrones y/o herramientas basadas en los modelos mencionados y en otros modelos. Una de las herramientas que me parece muy adecuada para apoyar la escritura de historias de usuario, su refinamiento y posterior gestión del backlog es la herramienta easyBacklog. Está disponible de manera online, es muy fácil de usar y gratis. Para saber más de esta herramienta y ver ejemplos de su uso pueden ver el post de Alexander Menzinsky ¿Qué tal easyBacklog como software para gestionar la pila de producto y los sprints?

Muchas gracias a Alexander Menzinsky por su colaboración y consejo durante la escritura de este post y a Scrum Manager por la imagen principal del mismo.

 

Comentarios sobre el keynote de Corinna Baldauf sobre Retrospectivas en la CAS 2015

Nada más apropiado para comenzar este blog que hablar de lo mejor de la CAS 2015, la Conferencia Agile Spain que se celebró en Madrid los días 3 y 4 de diciembre de 2015.

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Poster de la CAS 2015

Quiero compartir con vosotros lo mejor de las conferencias a las que asistí, para que los que no tuvieron la oportunidad puedan enterarse de que se habló y para los que asistieron puedan compartir sus experiencias y sus aprendizajes.

Lo mejor de la CAS 2015, reseña del keynote de Corinna Baldauf sobre retrospectivas.

Pues voy a comenzar por el final y voy a reseñar el último Keynote de la CAS 2015, de Corinna Baldauf* sobre Retrospectivas. En próximas entradas reseñaré las otras conferencias a las que asistí.

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Corinna Baldauf, autora de la herramienta Retr-O-mat, para ayudar a crear retrospectivas novedosas e inspiradoras

Primero que todo, me pareció genial cerrar el evento con este Keynote, donde se hizo la retrospectiva de la CAS 2015. De verdad que fue muy valioso el poder tener unos momentos de reflexión sobre todo lo aprendido a lo largo de la conferencia y lo más importante, concretar qué es lo que íbamos a hacer cada uno después de la CAS 2015 con lo que habíamos aprendido y como implementarlo y divulgarlo.

Hicimos una actividad interactiva donde teníamos que compartir con nuestro compañero de al lado cuál fue la experiencia más impresionante que habíamos tenido en la CAS 2015. Lo interesante de esta actividad es que las respuestas no se circunscribieron únicamente a las charlas como tal, sino a los eventos informales surgidos a raíz de la CAS 2015, por ejemplo, una cena entre amigos que hace tiempo no se habían visto en donde compartieron experiencias e historias sobre Agile y otros temas. Otra experiencia impresionante que surgió fue el sitio donde se hizo la CAS 2015, el Círculo de Bellas Artes de Madrid, lo hermoso de sus espacios y sobre todo su espectacular azotea. Con respecto a las actividades de la CAS propiamente dichas, la experiencia más impresionante que comentamos fue el taller práctico de Design Thinking.

 

 

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Vista desde la azotea del Círculo de Bellas Artes de Madrid
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Escaleras del Círculo de Bellas Artes de Madrid

Luego hicimos otra actividad en grupo donde cada miembro debía responder a la siguiente pregunta: ¿Qué he aprendido de la CAS y qué quiero probar en el trabajo?

Surgieron muchas ideas, entre ellas:

  • Llevar Agile más allá de proyectos concretos, es decir, llevar Agile a la organización como tal.
  • Seguir trabajando con el Design Thinking
  • Incorporar dinámicas y juegos en las reuniones de planificación de sprints y en las retrospectivas
  • Propiciar y organizar actividades de aprendizaje en el marco del equipo de trabajo
  • Implementar formas de compartir temas y/o lecciones aprendidas sobre temas de interés para todos los miembros del equipo
  • Hacer posters de los temas y lecciones aprendidas en la CAS para pegarlos en nuestros lugares de trabajo para que todos nuestros compañeros pudieran enterarse de los temas tratados
  • Tener una reunión con nuestros jefes para ver formas de implementar Agile en el trabajo diario
  • Y yo propuse el comenzar a hacer este blog sobre Agile, para compartir lo aprendido y lo que voy aprendiendo, así que aquí estoy, implementado mi propuesta.

A continuación os comento los puntos que más me impactaron de lo que dijo Corinna en este Keynote:

  1. Si quieres adoptar alguna practica ágil en tus proyectos, adopta las retrospectivas
  2. Nuevas preguntas hacen aflorar nuevas respuestas, por esto es que siempre busca nuevas preguntas. Las nuevas preguntas permiten que los participantes adopten nuevas perspectivas, tengan nuevas ideas y formas nuevas de solucionar los problemas detectados
  3. Las cinco fases de una retrospectiva:
    1. Set the stage (Armar el escenario)
    2. Gather data (Recolectar datos)
    3. Generate insight (Indagar y descubrir el meollo de la necesidad o del problema)
    4. Decide what to do (Decidir qué hacer)
    5. Close the retrospectiva (Cerrar la retrospectiva)
  4. Hacer las retrospectivas SMART:
           Specific (Especificas)
           Measurable (Medibles)
           Attainable (Alcanzable)
           Relevant (Pertinente)
           Timely (oportuno)
  5. La interactividad en las retrospectivas es fundamental
  6. Hacer la retrospectiva de la CAS 2015 al pensar y responder las preguntas:
    – ¿Cuál fue la experiencia más impresionante que habíamos tenido en la CAS? y compartirla con la persona que estaba sentada a nuestro lado
    – ¿Qué he aprendido en la CAS y qué quiero probar en el trabajo?
  7. Libro recomendado:
    Agile Retrospectives: Making Good Teams Great. Autoras: Diana Larsen y Esther Derby
  8. Como conclusión general:
    1. Comenzar con retrospectivas
    2. Aprender a hacerlas bien
    3. Seguir adelante con las retrospectivas
    4. El resto vendrá por sí mismo

Podéis ver el vídeo de la conferencia de Corinna en la CAS 2015 pulsando aquí.

*: Corinna Baldauf es la creadora de una herramienta para ayudar a crear retrospectivas novedosas e inspiradoras llamada Retr-O-Mat, disponible en español en el sitio http://plans-for-retrospectives.com/index_es.html?id=42-33-68-29-53 (abre en ventana nueva) (traducido por Thomas Wallet y Pedro Serrano). Retr-O-mat propone distintas dinámicas de grupo para llevarlas a cabo en cada uno de los cinco pasos de las retrospectivas mencionados anteriormente.