¿Cómo calcular la capacidad de trabajo de un equipo Scrum?

Esta es una pregunta que hacen frecuentemente los participantes en el curso troncal OKs de Scrum Manager y es un punto donde, por lo general, hay muchas dudas y algunos no se atreven a preguntar. En este post trato de recoger una respuesta lo más sencilla posible y que a su vez de pie para seguir profundizando y ahondando en el tema.

La capacidad de trabajo de un equipo Scrum es la cantidad de trabajo que puede hacer el equipo en un sprint y se puede tener una estimación de este en función de la del promedio de la velocidad del equipo en sprints anteriores, el promedio de la velocidad x persona x dia  y de los días efectivos de trabajo que va a haber en un sprint.

El concepto base a tomar en cuenta es el de velocidad, que en Scrum, es la cantidad de trabajo que puede realizar el equipo en un sprint. La cantidad de trabajo se suele medir en tiempo ideal o en puntos (se explican en el capítulo de Medición y Estimación ágil del manual del curso troncal de Scrum Manager).

Ahora bien, ¿Cómo calculamos la capacidad de trabajo de un equipo para un sprint que va a comenzar?

Para calcular la capacidad real del equipo en un sprint, de manera general, se puede tomar como base la velocidad promedio del equipo obtenida de sprints anteriores (o la del sprint anterior o un consenso del equipo según las condiciones que prevea para el sprint a estimar)* y la velocidad promedio del equipo x Persona x Día (*) y se consideran los siguientes factores:

a – Número de personas en el equipo
b –  Número de días totales de trabajo en el sprint
c – Número de días del sprint que se van a dedicar a reuniones (reuniones de planifiación, revisión, retrospectiva y refinamiento de la pila de producto)
d- Días efectivos del sprint, en este caso (b-c)
e – Días persona disponibles (d x a)
Con base en esto, la capacidad estimada del equipo en el próximo sprint sería: Velocidad promedio del equipo x persona x dia) x Días persona disponibles (e).

Supongamos que tenemos un equipo de seis personas, que hace sprints de 2 semanas (10 días) y que su velocidad promedio es de 153 puntos x Sprint y la velocidad del equipo x persona x día es de 3 puntos.

Vamos a calcular la capacidad del equipo para el siguiente sprint donde hay un día no laborable. Tendríamos entonces:

a – Número de personas en el equipo, supongamos 6 personas
b –  Número de días totales de trabajo en el sprint, 9 días
c – Número de días del sprint que se van a dedicar a reuniones (reuniones de planificación, revisión, retrospectiva y refinamiento de la pila de producto), supongamos 1,5 días**.
d – Días efectivos del sprint, en este caso, 7,5 días (9 días totales – 1,5 días de reuniones)
e – Días persona disponibles, en este caso 45 días personas/sprint (7,5 días x 6 personas) (Este es el caso ideal donde no hay nadie de vacaciones y todos los miembros tienen una dedicación del 100% y el grado de experiencia de cada miembro del equipo es la misma. Si no es así, hay que tener en cuenta este tipo de cosas para saber los días persona disponibles)

Con base en esto, la capacidad estimada del equipo en el próximo sprint sería de 135 puntos (3 puntos x 45 días persona por sprint (e))

Ahora, si vamos a hacer esta estimación para el primer sprint, para el que no tenemos datos previos, tenemos que hacer asumir ciertas cosas, y hay varias formas de hacerlo. Jorge Abad en este post, explica muy bien distintas formas de cómo hacer esto.

Es de hacer notar que una de las características de las estimaciones ágiles es que son aproximadas y como se hacen con el criterio de juicio de expertos, ya que las hace el equipo, las aproximaciones tienen un alto grado de confiabilidad, pero siguen siendo aproximaciones para tener una guía, nada está escrito en piedra.

**: En este post de Jorge Abad vemos una tabla con los tiempos estimados para las reuniones según la duración del sprint, basado en la Guía de Scrum.

Espero que os sea de utilidad y vuestros comentarios

Saludos

Gertrudis

 

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¿Cómo hacer divertida la incorporación de un nuevo miembro a un equipo ágil con el Onboarding Canvas?

El otro día cayó en mis manos un post de Rahul Sawhney que me encantó, titulado: Make onboarding fun with Onboarding Canvas!. En este post Rahul describe la herramienta Onboarding Canvas , derivada de la adaptación del Toyota Kata hecha por Spotify y que permite abordar de una manera ágil la incorporación de un nuevo miembro a un equipo de trabajo.

Me pareció una herramienta superútil y muy práctica, tanto así que ya la estamos usando para abordar la incorporación de Nicolás al Equipo OK’s de Scrum Manager (el equipo OK’s de Scrum Manager somos todos aquellos que voluntariamente nos encargamos de los cursos online de la Comunidad Scrum Manager).

Para implementar el Onboarding Canvas, lo primero fue traducir el post al castellano, para compartirlo con todos los miembros del equipo, ponernos en contexto y comenzar a trabajar en ello y luego, con base en una característica muy peculiar que tiene nuestro equipo, estar localizados en países de distintos continentes, España y Venezuela, crear un tablero online del Onboarding Canvas en la herramienta RealTimeBoard para que pudiéramos ir trabajando, primero de manera remota, colocando nuestras ideas en los cuadrantes “Ahora” y “Definición de impresionante” del Canvas y luego ir haciendo hangouts para reunirnos y trabajar de manera síncrona en estos cuadrantes y en los siguientes. Todo esta experiencia será tema de otro post.

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Tablero online del Onboarding Canvas de Niciolás en el Equipo OK’s

Como pienso que el Onboarding Canvas os puede ser útil también, quiero primeramente compartir la traducción del post, para que podáis conocerlo y, si véis la oportunidad, aplicarlo en vuestros equipos y compartir la experiencia. En otro post os contaremos en detalle nuestra experiencia al implementarlo con la incorporación de Nicolás al equipo OK’s de Scrum Manager.

Aquí os dejo la traducción del post Make onboarding fun with Onboarding Canvas! de Rahul Sawhney, publicado el 18-11-2016 en http://www.agilecandor.com/

El Onboarding Canvas es una herramienta que se puede utilizar para integrar a un nuevo miembro a un equipo. Hemos derivado esta herramienta de la adaptación de Spotify del Toyota Kata. Me gusta esta herramienta porque nadie puede decirte exactamente cómo debe ser tu incorporación a un equipo para que seas eficaz en tu nuevo trabajo. Es una herramienta de reflexión y adaptación continua. Pone al recién llegado en el asiento del conductor, haciendo que el proceso de subir a bordo sea ágil a través de la colaboración continua con tu equipo.

Cuatro cuadrantes

El Onboarding Canvas tiene cuatro cuadrantes:

Ahora: Define dónde está el equipo ahora, qué está pasando y ¿Cómo se adapta al cambio el nuevo miembro del equipo?

Definición de impresionante: Con la adición del nuevo miembro del equipo, ¿Cómo se sentiría el equipo? ¿Qué sería genial (impresionante, maravilloso) para el nuevo miembro del equipo?

Siguiente objetivo: Para poder avanzar hacia la “definición de impresionante” ¿Qué resultados se deben lograr en las próximas x semanas?

Próximos pasos: ¿Cuáles son los próximos pasos inmediatos para el equipo y cuándo se deben realizar?

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Cuadrantes del Onboarding Canvas

Uso del Onboarding Canvas

Colaborar con el nuevo miembro del equipo para rellenar el Onboarding Canvas e iterar regularmente.

En la primera sesión, hacer una tormenta de ideas sobre el Ahora y la definición de Impresionante. Utilizar post-its o una pizarra para recolectar ideas. Agrupar ideas en temas si surgen temas. ¡Tener una discusión animada y conseguir emocionarse sobre las nuevas posibilidades que se han abierto como resultado de que alguien nuevo se incorpore equipo!

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Cuadrantes “Ahora” y “Definición de impresionante” rellenos

Por otra parte, el nuevo miembro conocerá a todo el equipo en pocos días, y la idea es que juntos identifiquen los resultados que deben ser alcanzados en las próximas semanas – esto es el próximo objetivo. El próximo objetivo tiene una fecha de vencimiento, que normalmente es de pocas semanas o un mes.

Utilizando el próximo objetivo como base, seguir los siguientes pasos. Cada siguiente paso puede tener un propietario y una fecha de vencimiento anterior a la del próximo objetivo.

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Cuadrantes del Onboarding Canvas rellenos

Luego, reunirse regularmente para revisar el Onboarding Canvas. Todo el equipo debe estar presente para revisar el progreso. Una buena regla para comenzar es revisar el progreso cada dos semanas y ajustar la frecuencia según sea necesario.

Revisar el Ahora y la Definición de Impresionante cuando las cosas hayan cambiado significativamente y cuando el nuevo miembro haya visto progreso. ¡Iterar con el equipo! Sin la iteración, esto no sirve de nada. La iteración en el Onboarding Canvas es como la planificación y la retrospectiva combinadas. Mientras se itera, se piensa en lo que ha estado yendo bien, y lo que necesita cambiar. Continuar hasta que el nuevo miembro y el equipo sientan que el Canvas le está proporcionando valor. Aunque el número de iteraciones depende de la situación y necesidades del nuevo miembro, sugiero utilizar el Onboarding Canvas durante seis meses con la reducción de la frecuencia de iteraciones durante el período.

Nótese que no hay dos Canvas iguales. Todo el mundo llega con sus propias experiencias, necesidades, habilidades e intereses. Además, el entorno siempre está cambiando y las exigencias del medio ambiente cambian con él. El Onboarding Canvas se adapta fácilmente a la naturaleza dinámica de nuestras organizaciones. Es ágil: el Canvas evoluciona, mejora y entrega lo que es importante para sus usuarios de forma rápida e incremental. Es colaborativo, y es fácil de entender. Hace divertido el proceso de incorporación del nuevo miembro al equipo y crea confianza entre los miembros del equipo.

Finalización

El equipo puede dejar de iterar en el Canvas cuando el nuevo miembro del equipo y el equipo coinciden en que el embarque está completo. El equipo debe encontrarse más cerca de realizar su definición de impresionante que cuando comenzaron. La Definición de impresionante también debería haber sufrido cambios durante este período.

¿Qué más hay?

Si la simplicidad de esta herramienta hace que te interese profundizar más, verás que esta herramienta puede ser utilizada no sólo para el embarque de un nuevo miembro en el equipo, sino en general para hacer mejoras simples! Para el embarque, recomiendo usar esta herramienta como parte de Alongboarding, un método que hace que la experiencia de abordaje de un nuevo miembro al equipo sea sana y ágil. Si estás interesado en explorar aún más, consulta el Toyota Kata. Eso definitivamente estimulará más ideas.

Resumen

Esta es sólo una manera de usar el Onboarding Canvas, ¡Improvísalo de la manera que más te guste! La conclusión es que, para sacarle el máximo provecho, su enfoque debe ser colaborativo, iterativo e incremental. Asegúrate de incluir a todo el equipo, y al nuevo miembro del equipo en el diálogo.

Créditos y referencias

Gracias a mi experiencia en AppFolio y a la sabiduría de estos entrenadores, puedo decir que este método funciona. ¡Gracias Ellie Thomas, Heidi Helfand, Jennifer Payne, Paul Tevis y Valerie Clarke!

Espero vuestros comentarios y que este post os sea de utilidad

Saludos y un ¡¡¡Feliz 2017!!!

Gertrudis López

PD: Muchas Gracias a Álex, Ana, Nicolás y Juan por compartir tantas experiencias maravillosas como esta en el Equipo OK’s.