El primer año del Nodo España de Agile Women

Logo AGile WOmenAl final de este 2017 quiero agradecer a todas las maravillosas Agile Women y a todos los que de una u otra manera han colaborado para hacer realidad nuestro primer año del Nodo España de Agile Women, sobre todo a nuestros maravillosos asistentes, muchos de ellos asiduos a nuestros eventos. Sin ustedes nada de esto hubiera sido realidad.

Muchas gracias especialmente a Leydy Muñoz, cofundadora de Agile Women con Andrea Castañeda en Chile. Me uní al grupo de Facebook de Agile Women porque me encantó la iniciativa y al preguntar si no había eventos en España, Leydy me propuso organizar y coordinar el Nodo de Agile Women aquí en España. Le dije que si y comencé a organizar el primer evento.

El objetivo de Agile Women es fomentar la participación femenina en el mundo Agile, promoviendo eventos para que mujeres agilistas tengan espacios para compartir sus ideas, conocimientos y experiencias con todos los que quieran aprender y crecer en su camino en el agilismo, sean hombres, mujeres o niños.

Primer evento: “La Agilidad, tu compañera de viaje en la transformación digital” con Cristina Ramos

cristina hablando editadaPara el primer evento pensé en una Agile Woman con una gran experiencia y valores ágiles muy profundos, revelados en todo lo que hace y en sus posts y conferencias. Entonces le hice la propuesta a Cristina Ramos Vega para que fuera la que inaugurara el nodo España de Agile Women, a lo que me dijo que si inmediatamente. Entonces desde mayo comenzamos a preparar el primer evento, que fue posible también gracias al apoyo incondicional de Javier Gamarra y de Liferay para estar allí y facilitar todo lo relativo a espacios físicos, grabaciones de los eventos y refrigerios. Entonces el 15 de junio de 2017 tuvimos nuestro primer evento: “La Agilidad, tu compañera de viaje en la transformación digital” donde de la mano de Cristina Ramos Vega nos fuimos de viaje para descubrir a la agilidad como una buena compañera de viaje en la apasionante aventura que supone la Transformación Digital para las Empresas. Aprendimos cómo preparar un buen mapa de ruta y el equipaje adecuado dependiendo de nuestro destino. Un éxito rotundo. En esta oportunidad Ibermática nos proveyó con mochilas y otros enseres para hacer nuestro viaje, ¡¡Muchas Gracias!!. Para ver el vídeo del evento pueden pulsar aquí.

foto de grupo
Foto tomada por Alfonso de Miguel

Segundo evento: “¿Cómo Confluence y Jira nos pueden ayudar en nuestros proyectos ágiles?” con Elena Moreno

elena explicando editadaCon base en los backlogs que hicimos con respecto a lo que los asistentes querían oir y sobre lo que las Agiles Women querían hablar, escogimos tema del segundo evento y así fué como nuestra querida y maravillosa Agile Woman Elena Moreno fue la facilitadora del siguiente evento el 2 de octubre de 2017: ¿Cómo Confluence y Jira nos pueden ayudar en nuestros proyectos ágiles?, donde hablamos sobre herramientas de apoyo que podemos usar en un proyecto ágil, las diferencias entre ellas y en especial sobre cómo Jira puede ayudarnos a organizar un proyecto y a sacar métricas y cómo Confluence puede ayudarnos en la documentación ágil. Otro evento espectacular donde nuestros amigos de notasdeoficina.com nos mandaron unos regalitos de Slickynotes, Tecnofor nos facilitó un excelente material informativo y formativo sobre Jira y Confluence y como en todos nuestros eventos, Liferay nos facilitó las instalaciones, grabaciones y refrigerios. ¡¡Muchas Gracias!!. Para ver el vídeo del evento pueden pulsar aquí.

publio 1

Tercer evento: “Introducción a la facilitación gráfica” con Vanesa Tejada

Vanessa explicandoCon base en lo que querían oír y de lo que querían hablar nuestras Agile Women, en nuestro tercer evento, el 18 de octubre de 2017, tuvimos el honor y el placer de contar con nuestra espctacular Agile Woman Vanesa Tejada, quien nos guió a través de un maravilloso taller de “Introducción a la facilitación gráfica” en donde construimos un gigantesco Diccionario Visual de manera colaborativa y aprendimos a hacer Agendas Visuales para tener unas reuniones de trabajo más amenas y efectivas. Fue un éxito rotundo donde nuestros amigos de Thinking with You nos ayudaron con los materiales necesarios para el taller así como nuestros amigos de Liferay con sus maravillosas instalaciones y refrigerios. ¡¡Muchas Gracias!!. Para ver el vídeo del evento pueden pulsar aquí.

Vanessa y el publico
Foto tomada por Alexander Menzinsky

Cuarto evento: “Subiendo al tren del escalado con SAFe” con Marisa Afuera

Marisa explicando editadaEn nuestro cuarto evento, el 30 de noviembre de 2017, contamos con la participación de nuestra querida Agile Woman Marisa Afuera, con quien nos subimos al tren del escalado ágil y con quien vimos los principios del escalado ágil, distintos frameworks y estrategias de escalado y nos adentramos en el mundo de SAFe, uno de los frameworks de escalado más usado a nivel mundial. Otro evento inolvidable en las instalaciones de Liferay. ¡¡Muchas Gracias!!. Para ver el vídeo del evento pueden pulsar aquí.

Publuco.jpg

Quinto evento: “Más allá de Agile, Lean y Design Thinking” con Delia Estebaranz

delia explicandoY para cerrar el año tuvimos nuestro quinto evento, el 18 de diciembre de 2017, donde nuestra Agile Woman Delia Estebaranz nos llevó más allá de Agile, Lean y Design Thinlkling mediante divertidas y amenas dinámicas. Diseñamos varias apps para planificar una Cena de Navidad con muchos invitados tomando en cuenta los sentimientos y necesidades de nuestros usuarios y combinando en el momento adecuado cada uno de estos enfoques para producir el mejor producto posible que cubra las verdaderas necesidades de nuestro cliente. Otro magnífico evento en las instalaciones de Liferay. ¡¡Muchas Gracias!!.

Foto tomada por Manuel Ruíz
Foto tomada por Manuel Ruíz

Pues estos han sido todos los eventos que hemos tenido durante el año 2017 en el Nodo España de Agile Women.

milagros leyendo el proposito de agile women editadaTambién quiero dar las gracias a mi amiga y Agile Woman Milagros Sánchez quien preparó y compartió un espectacular escrito sobre la Misión de Agile Women, que leyó en el evento inaugural y fue quien diseñó de la imagen del segundo evento.  Muchas gracias muy especialmente cada uno de los asistentes que junto con las Agile Women son los que hacen posible todo esto. En la Comunidad Internacional Agile Women creemos que estas iniciativas fortalecen a la Comunidad Ágil y proporcionan espacios distintos y especiales donde fomentamos el crecimiento y las oportunidades de participación femenina en las comunidades ágiles de los distintos países donde estamos: Chile, Argentina, Perú, Ecuador, México, Colombia, Venezuela, Brasil y España.

Esperamos que en el 2018 podamos organizar muchos eventos más. Contamos con tu participación y si eres una Agile Woman que quiere compartir sobre algún tema relacionado con la agilidad, por favor, ponte en contacto conmigo para coordinarlo.

Feliz Año 2018 y quedo a la espera de vuestros comentarios 😉

Gertrudis López

¿Cómo hacer una retrospectiva distribuida con equipos deslocalizados? Taller de Retrospectivas Distribuidas en el #Bye2BAOS

Una retrospectiva distribuida es una retrospectiva en la que los miembros de los equipos están en más de una localización, por ejemplo, desde diferentes ciudades en España a diferentes países de todo el mundo. Hoy en día ocurre en muchas empresas: trabajan en un mismo producto con equipos en países tan diversos como Estados Unidos, Inglaterra, India, China… y en este post pretendemos dar algunas herramientas de cómo poder realizar este tipo de retrospectiva.

Como caso práctico para experimentar una retrospectiva distribuida Gema Ruíz-Díaz Mariblanca y João Barreiro organizaron el #Bye2BAOS, un taller práctico de retrospectiva distribuida como cierre del conjunto de eventos organizados en el #ROAD2BAOS con un doble propósito: aprender sobre retrospectivas distribuidas a través de la experimentación directa y hacer la retrospectiva del BAOS 2017

El lugar

Para simular equipos deslocalizados fue necesario un espacio grande donde los equipos no pudieran ni verse ni escucharse. El sitio elegido fue el Matadero de Madrid, específicamente Café Teatro, un lugar superculturoso con un entorno propicio para el arte, la inspiración, la innovación y la creatividad.

Imagenes del matadero

Los equipos

Después de una breve introducción al taller y a las retrospectivas distribuidas, nos dividimos en tres equipos, cada uno de ellos con un facilitador: el Equipo Glaciar con Gema de facilitadora, el equipo CoraBAOS con João de facilitador y el equipo CoffeePanda con Elvira de facilitadora. Cada equipo se ubicó en espacios distintos en la cafetería del Matadero. Originalmente la idea era que estuviéramos distribuidos en distintas salas, pero por problemas de conectividad no se pudo.

Los equipos

Las herramientas

Para hacer una retrospectiva distribuida se necesitan dos clases de herramientas, una de videoconferencia que permita vernos las caras y escuchar nuestras palabras entre todos los equipos y un tablero virtual compartido donde reflejar los post-its de la retrospectiva.

Para el taller usamos las siguientes herramientas libres:

Appea inLas herramientas

appear.in es una herramienta de colaboración por vídeo que permite tener conversaciones de vídeo sin esfuerzo con hasta 8 personas/equipos simultáneamente.

La versión premium admite hasta 12 personas/equipos. Se puede crear una sala sin necesidad de registrarse y también permite registrarse para comprar y personalizar enlaces propios de sala de vídeo.

appear.in funciona en casi cualquier dispositivo e incluso le permite compartir su pantalla para mostrar presentaciones, fotos u hojas de cálculo.

Funretro

Fun Retro un tablero virtual para recopilar datos, hablar sobre las cosas positivas, reconocer a las personas y buscar mejoras. Permite hacer visible la retrospectiva para todos los participantes, seleccionar una actividad y crear y personaliza el tablero. ¡A por ello!

El taller

El objetivo principal de la retrospectiva distribuida fue obtener feedback sobre el BAOS 2017 y generar ideas para hacer un gran BAOS 2018, en particular:

  • Definir cuál es la identidad percibida del BAOS
  • Saber si el BAOS 2017 fue un éxito, un fracaso o un evento más, y por qué
  • Conocer cuáles fueron las cosas buenas y las cosas a mejorar del BAOS 2017 y
  • Generar ideas para construir una gran BAOS 2018.

Una vez que nos distribuimos en equipos, comenzamos el taller con una actividad para romper el hielo dentro de cada equipo y luego entre los equipos. Esta actividad es fundamental en cualquier retrospectiva distribuida, ya que fomenta la confianza y la participación de todos. En este caso, y para romper el hielo, cada persona dijo su nombre y cuál era el libro que estaba leyendo actualmente.

En esta actividad pudimos vivir una de las cosas que puede pasar en las retrospectivas distribuidas: los fallos tecnológicos y de comunicación, aprendimos que siempre hay que tener un plan B y hasta un plan C para aumentar al máximo las probabilidades de poder seguir adelante con la retrospectiva hasta el final. En el taller tuvimos problemas técnicos, la herramienta de videoconferencia no funcionó en todos los equipos, así que optamos por el plan B de hacer partícipe al equipo afectado por teléfono :). La llamada telefónica tiene sus limitaciones, no ver con quien conversas y el ruido ambiental exterior dificultó oír y entender lo que decían los demás equipos.

Luego cada equipo eligió un nombre. Primero generamos palabras por parejas y luego las combinamos creando una nueva a partir de la asociación de las palabras raíz. De aquí surgieron los equipos Glaciar, CoreBAOS y CoffeePanda. Luego estos nombres de equipo se usaron para poder identificar los post-its de cada equipo en el tablero de la retrospectiva.

Finalmente pasamos a hacer la retrospectiva en individual por equipo, generando ideas para cada una de las preguntas a responder. Cada equipo iba poniendo las ideas en el tablero virtual creado en Fun Retro, todas ellas estuvieron identificadas por el nombre del equipo. El tablero virtual fue poblándose dinámicamente a medida que avanzábamos en la retrospectiva, así pudimos ir viendo en tiempo real las aportaciones de todos, con posibilidad de complementarlas y/o unir propuestas similares.

Imagenes del tablero de la retro

Una vez que cada equipo terminó de generar ideas y dar feedback a las preguntas, procedimos a votar distribuyendo 3 puntos por persona por cada columna de la retrospectiva.

Tablero finalizado

Actividad final de conclusiones

Para finalizar el taller hicimos algo muy enriquecedor: nos reunimos todos los equipos y compartimos lo que nos había parecido la experiencia, los aprendizajes alcanzados, los consejos y anécdotas de retrospectivas distribuidas vividas por varios participantes, incluyendo cuando participan equipos deslocalizados en varios países y João hizo una síntesis de lo que hay que tener en cuenta para hacer retrospectivas distribuidas. De esta actividad final los aspectos y/o conclusiones más importantes que surgieron fueron:

  • Por lo general, en las retrospectivas distribuidas lograr una comunicación efectiva y de calidad es muy difícil. Quizás es porque nos estamos basando en cómo se hacen las presenciales. Sería bueno pensar en cómo hacer retrospectivas distribuidas sin tener como base las presenciales, sino definir un diseño propio tomando en cuenta las particularidades y las dificultades que poseen.
  • Es muy importante hacer actividades de engagement antes de comenzar las retrospectivas distribuidas, para aumentar el conocimiento personal de los miembros de los equipos y de sus particularidades culturales.
  • Es bueno que los miembros del equipo se conozcan presencialmente en algún momento y si es posible compartan tanto dentro como fuera del ámbito laboral, para crear conexiones personales más fuertes y un mayor nivel de confianza.
  • Es muy importante tener un facilitador de la retrospectiva en cada uno de los sitios que intervengan, y que estén coordinados entre sí.
  • Es importante tratar de unificar los comportamientos de los equipos en cada uno de los sitios.
  • Muchas veces hay problemas de horarios, sobre todo cuando hay equipos en distintos países. Hay que llegar a acuerdos, porque por lo general algún equipo se ha de sacrificar ya que tendrá que participar fuera de su horario laboral. Una idea es que se rote este “sacrificio” para que no sean siempre el mismo equipo el afectado.
  • Otro problema, al trabajar con equipos de varios países, es que al hablar en un idioma que no es el nativo se limita la capacidad de expresión, así como el uso de expresiones locales o modismos que no son entendidos por todos los miembros del equipo. Por eso es bueno hacer una labor de concienciación con respecto a la manera de comunicarnos en las retrospectivas distribuidas.
  • Un tema de vital importancia son las diferencias culturales entre equipos de distintos países y culturas, diferencias que pueden llevar a problemas y malentendidos. Una buena práctica para mejorar este aspecto es la realización de actividades de engagement cultural, donde se tenga un tiempo para compartir aspectos específicos de cada uno de los países que participan y de su cultura.
  • Para realizar retrospectivas distribuidas hay que tener infraestructura tecnológica, necesaria para que funcionen.
  •  La tecnología puede fallar por lo que siempre hay que tener un plan B y hasta un plan C.
  • Tener una agenda definida previamente y compartida antes de hacer la retrospectiva.
  • Tener el objetivo de cada dinámica visible en todo momento.
  • Usar cámaras permanentes.
  • Se tarda más en prepararlas y es mucho más complicado que una retrospectiva presencial, por lo que es bueno tener un coordinador/facilitador en cada sitio y trabajar de manera conjunta.
  • Hay que manejar el solapamiento de conversaciones, los ruidos ambientales y la concentración y la participación en la retrospectiva. Por esto también es bueno tener un facilitador local.
  • Otras herramientas que se pueden usar en Retrospectivas Distribuidas:
  • Videocofenercia: Zoom
  • Tablero virtual compartido: StormBoard, Ideaflip, Retrium y Realtimeboard

Y como conclusión general podemos decir que fue una experiencia inmensamente enriquecedora al poder vivenciar lo que es una retrospectiva distribuida, las cosas que pueden pasar, cómo solucionarlas y el poder compartir nuestras experiencias y aprendizajes. Muchas gracias a los organizadores, facilitadores y a todos los que participamos 🙂

grupo del taller

Gertru y Alex

Post escrito conjuntamente por Gertrudis López y Alexander Menzinsky